山陰労災病院(鳥取県米子市):帳票や伝票の必要性にもこだわり、「紙」と「電子」の融合システムを構築

FileMakerによるサブシステムと電子カルテの組み合わせで実現

●データフローを考えた従来の帳票をベースにしたシステム化

 山陰労災病院のサブデータベースシステムのコンセプトは、紙(帳票類)を使った従来の運用方法のメリットを残しつつ、基幹システムと連携しながら業務を効率化しようというものだ。

 例えば、心臓カテーテル検査の指示と実施記録を電子カルテシステムで実現しようとすれば、さまざまな作り込みが必要になる。コストがかさむ上に、実際の運営上は何らかの補完的な仕組みが必要になる。また、検査前のチェックや検査中の記録は保管すべき情報であっても、二次活用する情報ではない。
 

帳票形式でファイル化された心カテの指示・記録。上部のDr.指示欄はFileMakerでデータを入力し、検査前チェックや検査中記録はプリントアウトした帳票を検査現場で手書き記入することも想定。検査後にPDF化して電子カルテサーバーに保存する

 
 太田原氏は「検査経過の場合は、端末に入力するよりは帳票に手書きで記録した方が業務に即しているし、後から活用しないデータを入力することはムダでしょう。その書類を検索・参照できるように、QRコードを付けてデータ化して保存すれば十分だと思います。他の業務で利用される可能性のある情報だけを、データフローを考えながら帳票のシステム化に取り組んだ方が現実的です」と持論を展開する。

 紙ベースの帳票・伝票運用における課題の1つは、患者名や病名、記録時間、記録者の名前などをすべての書類に記入しなければならないこと。そうした情報や病歴情報、検査データ、指示・オーダー情報などは、オーダリングシステムから取り込んでFileMakerで整理し、内部連携するベッド管理(入院管理)ファイルやドキュメントファイルとして保存する。現場での使い勝手と効率性を重視した運用に徹底し、最終的に電子カルテサーバーで法的な管理を担保している。

看護師用のベッド管理(入院管理)画面。指示受け業務から展開されることが多いため、指示受けフィールドが中心に配置されている

 
 一方、看護支援システムを補完する機能として、入院時のアセスメントツールなどがある。従来使用していた帳票をひな型にして作成したもので、褥瘡(じょくそう)の危険因子をチェックすると自動的にリスク評価を行うほか、薬の内服管理評価などもできる。これを基にオーダリングシステムで看護計画を立て、看護経過記録は電子カルテに入力していく。
 

ベッド管理ファイルの入院時アセスメントツール。入力された情報を基にオーダリングシステムで看護計画書を作成し、電子カルテに経過記録を入力。3つのシステムの連携で業務を補完する

 
 「3つのシステムを使い分ける必要がありますが、患者さんの基本情報や現病歴、ADL状況などは重複入力する必要はなく、紙ベースの運用のメリットを引き継ぎながら効率化が図られるシステムになりました」。看護部門の代表としてワーキンググループに参加した看護師長の亀田さつき氏は、作成した入院管理システムと基幹システムの連携の融合メリットをこう指摘する。

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